Protocollazione ufficio tecnico di gruppo
Ufficio tecnico “diffuso” – più avanti lo chiameremo “di gruppo” – perché distribuito geograficamente su più sedi, con l’esigenza di non disperdere informazioni e competenze per poterle condividere in modo sicuro ed efficace alle risorse più adatte. Dunque, con Pittini, grande gruppo del settore siderurgico, abbiamo operato sulla protocollazione dei documenti, implementando così un sistema collaborativo che permette l’organizzazione della documentazione del sopra descritto ufficio tecnico.
La Richiesta
Pittini è rappresentato da 8 società, 18 stabilimenti produttivi ed oltre 1800 collaboratori. Il gruppo dispone, in organigramma, di un dipartimento denominato “Ufficio Tecnico di Gruppo”, che ha il compito di governare e coordinare, per l’intera organizzazione, le funzioni relative ai servizi, alle manutenzioni e ai nuovi progetti.
Combinando tutte queste diverse attività con la complessa struttura del gruppo è facile intuire l’innumerevole quantità di documenti, di natura ed importanza diversa, da gestire e condividere internamente ed esternamente.
Da qui nasce l’esigenza di avere una gestione efficace dei contenuti per poterli rendere disponibili in modo sicuro a chi di competenza. Si aggiunge a questo, la richiesta di protocollazione dei documenti acquisiti secondo precise regole.
Analisi del problema
Il progetto ha richiesto un duplice approccio:
- individuare uno strumento in grado di garantire tecnicamente i requisiti richiesti;
- procedere con la revisione di un processo aziendale di importanza strategica.
Quest’ultimo si è dimostrato essere la vera sfida. Abbiamo classificato il progetto all’interno di un preciso ambito, definito ECM “Enterprise Content Management”, rapportandosi ad un sistema di “Collaboration” e “Document Management”.
Il punto di partenza è stata l’individuazione dei diversi profili chiave (Key User) per comprendere i modi di operare all’interno di ognuno degli uffici tecnici presenti, passaggio necessario per modellare un processo robusto, durevole, e flessibile, in grado di assorbire in modo semplice ed efficace le naturali evoluzioni e le richieste future.
Parallelamente, condizionati dall’avanzamento dell’analisi, abbiamo individuato lo strumento tecnico adatto a coprire tutte le esigenze evidenziate, ma non solo. Serviva una piattaforma di livello enterprise che rispondesse ai requisiti di utilizzo, sicurezza ed estensibilità che andavano oltre le esigenze individuate nello specifico progetto.
Per noi e per il cliente, il progetto è stato il primo tassello di una soluzione più ampia, che ha coinvolto a livello strategico tutto il gruppo. Serviva individuare una strada e quindi un investimento sul futuro.
La progettazione
Individuate le esigenze e definite le tecnologie a supporto, si è scelta la piattaforma “Office 365” affiancata da specifiche personalizzazioni in grado di implementare in modo rigoroso i flussi e le interazioni tra contenuti e utenti.
Sfruttando principalmente SharePoint Online e le tecnologie Azure, ad esso connesse, abbiamo progettato dettagliatamente ogni funzione e workflow, accertando il rispetto dei requisiti. Particolare attenzione si è posta nei confronti del sistema di protocollazione e delle regole da applicare caso per caso.
La soluzione doveva gestire l’intero ciclo di vita del documento:
- la creazione;
- l’editing del contenuto;
- la ricerca;
- l’organizzazione;
- l’archiviazione con marcatura ufficiale e versione.
La realizzazione
Grazie all’esperienza maturata negli anni e alle competenze tecnologiche, si è costruita l’intera soluzione mixando attentamente le funzionalità SaaS (Software as a Service) della piattaforma cloud di Microsoft, con parti di codice scritte ad-hoc, orchestrando, dal punto di vista dell’utente, i vari processi in modo intuitivo, trasparente e omogeneo.
Le criticità, collegate alla personalizzazione di una piattaforma standard come SharePoint Online, sono state risolte introducendo nuovi servizi di back-end, perfettamente integrati nella “User Experience” del prodotto.
I progetti in ambito Collaboration richiedono particolare attenzione alla formazione delle persone coinvolte. Aspetto tutt’altro che trascurabile e da non sottovalutare. Parte fondamentale, e decisamente apprezzata dal cliente, sono state appunto le sessioni di approfondimento e training con gli utenti sia per la piattaforma Office 365 e SharePoint sia per le personalizzazioni introdotte.
I risultati
L’introduzione di questo strumento all’interno dell’azienda, assieme al coinvolgimento di partner, clienti e fornitori ha introdotto un modo alternativo di lavorare.
Le caratteristiche dei processi e degli strumenti innovativi hanno fortemente contribuito a migliorare qualitativamente le attività svolte dall’ufficio tecnico e conseguentemente a quanto vi era direttamente o indirettamente collegato. L’ordine e l’organizzazione hanno influenzato positivamente ogni aspetto lavorativo, riducendo le non conformità, gli errori, i tempi di lavorazione, le duplicazioni.
Altrettanto fondamentale è l’introduzione di policy di sicurezza, al fine di proteggere ogni contenuto da accessi non autorizzati o la diffusione di materiale riservato.
Quanto rilevato in fase di analisi ci ha permesso di creare una piattaforma in grado di acquisire, in modo agevole, nuove funzionalità, introdurre nuovi flussi anche per le altre aree o settori aziendali.
