Gestione di brevetti e marchi
Il nostro cliente, un’azienda che costruisce impianti industriali, vive della tecnologia che sviluppa, e quella tecnologia va protetta con brevetti e marchi in decine di Paesi, ognuno con le sue regole e le sue scadenze. Il portale che abbiamo costruito per l’ufficio brevetti calcola da solo date e stati, avvisa di ciò che sta per scadere, registra le fatture degli studi esterni e prepara i report sui costi. Gira sul cloud di Microsoft Azure e usa l’account aziendale e SharePoint, che l’azienda aveva già ma non utilizzava.
La Richiesta
Il vecchio portale era poco più di un archivio. Girava su un sistema non più aggiornato e conservava i dati in un file privo di protezione, password degli utenti comprese. Tutto il resto si faceva a mano: le date di scadenza si ricordavano o si controllavano su fogli, le fatture degli studi, centinaia di righe al mese, andavano ricopiate dalle email, tanto che negli ultimi anni non venivano più registrate, e i report richiedevano giorni di lavoro manuale.
L’azienda ci ha chiesto un portale che:
- mantenesse tutti i dati e le funzioni già in uso;
- eliminasse i rischi per la sicurezza e di perdita di informazioni;
- facesse accedere le persone con il loro account aziendale, senza password da gestire a parte;
- tenesse ordinati i documenti su SharePoint, già disponibile in azienda ma mai sfruttato;
- si occupasse da solo di scadenze, avvisi, fatture e report.
Analisi del problema
Un portafoglio di brevetti e marchi è un sistema di regole intrecciate. Un’annualità non pagata può far decadere un brevetto, e le date cambiano con il tipo di titolo: venti anni dal deposito per un brevetto, dieci per un marchio, regole diverse per estensioni e ingressi nei singoli Paesi. Il rischio più concreto era dimenticare una scadenza, e il danno sarebbe stato irreversibile.
Siamo partiti dall’ufficio brevetti e abbiamo ricostruito con loro le regole una per una. Abbiamo scoperto che dietro ogni data c’era una logica precisa, e quindi che il sistema poteva calcolarle tutte, senza che nessuno dovesse più ricordarle. Anche le fatture degli studi esterni si potevano leggere e registrare in automatico.
La progettazione
Abbiamo costruito un’applicazione web pensata per essere stabile e crescere senza essere riscritta. I dati stanno in un archivio protetto sul cloud, con copie di sicurezza automatiche. I documenti stanno su SharePoint, che il portale rende finalmente utilizzabile: ogni brevetto ha la sua cartella, e chi può vedere cosa dipende dal ruolo.
Date e stato di ogni titolo li calcola il sistema, applicando le regole concordate con l’ufficio. Un servizio che lavora in autonomia si occupa di tutto ciò che non richiede una persona: avvisi di scadenza, report periodici per email, conversione delle email in PDF con i loro allegati e caricamento delle fatture dei fornitori.
La realizzazione
Il portale comprende ricerca avanzata, esportazione dei costi, report su costi e linee di business, cinque cruscotti per leggere i dati a colpo d’occhio, aree di lavoro condivise con utenti esterni prima del deposito, gestione delle vertenze e prove d’uso dei marchi.
Ogni area è nata da un confronto con l’ufficio brevetti e si è chiusa con una verifica insieme su dati reali, trasferiti dal vecchio portale senza perdere nulla. L’impostazione iniziale lasciava spazio alle richieste future: il portale è stato esteso più volte senza ripartire da zero.
I risultati
- Scadenze in automatico, nessuna annualità persa: date e stato di ogni titolo si ricalcolano da soli e gli avvisi partono senza che nessuno debba controllare o ricordare.
- Fatture in automatico: erano centinaia di righe al mese da registrare, un lavoro così gravoso che negli ultimi anni non veniva più fatto. Ora entrano da sole e permettono di tenere sotto controllo i costi.
- Report in automatico via email, quando servono e a chi servono: prima richiedevano un grosso lavoro manuale, anche di diversi giorni.
- Password in chiaro sparite: studi esterni e collaboratori vedono solo le aree condivise con loro.
- Un unico punto di riferimento per documenti, costi e vertenze.
Il tempo restituito all’ufficio brevetti è andato dove fa la differenza: decidere in quali Paesi proteggere un’invenzione, come difenderla, come impostare i rapporti con gli studi. Il portale si occupa del resto, senza dimenticare niente.
